Kontaktmanagement

Hier geht es um nichts anderes als die Pflege Ihrer Kontakte – auf deutsch auch CRM-System genannt … In der Praxis bedeutet das eine vollständige Dokumentation aller Kontakte, die Sie mit Ihrem Kunden (oder einer anderen Adresse) haben. In einer kleinen Firma, in der der Chef alles selbst macht und im Kopf hat, mag man ohne eine solche Dokumentation gut auskommen. Aber sobald mehrere Personen mit Kunden sprechen, ist ein Kontaktmanagement wichtig und nötig. Denn nichts ist peinlicher, als wenn der Kunde, den Sie gerade am Telefon haben, Ihnen sagt: „Das habe ich doch gestern alles schon mal Ihrem Kollegen erzählt!“ 
Abhilfe schafft hier ein Kontaktmanagement, in dem man auf einen Blick sieht, wer wann mit wem worüber telefoniert hat und wo man auch alle wichtigen Dokumente parat hat. Alle aus QOMET erzeugten Dokumente und E-Mails werden automatisch gespeichert. Und die eingehenden Dokumente (Rechnungen, Bestellungen, Baustellenfotos, E-Mails etc.) ziehen Sie bequem per drag and drop an die gewünschte Stelle.
Und mit der Kopplung an Ihre Telefonanlage werden sogar die ein- und ausgehenden Gespräche hinterlegt, so dass Sie während des Telefonats mit einem Klick alles sehen, was mit dem Kunden aktuell ansteht. Und Sie sehen schon bevor Sie das Gespräch annehmen, wer anruft und haben so die kompletten letzten Vorgänge parat.

 

Ihr Vorteil

Das CRM innerhalb von QOMET beinhaltet u.a.:

  • komplettes Kontaktmanagement
    QOMET speichert alle ausgehenden Schreiben (Angebote, Preisanfragen, Rechnungen etc.) automatisch im Journal der Adresse (und des dazugehörigen Angebots oder Auftrags). Eingehende Schreiben (Telefonrechung, Fax-Bestellung, E-Mails etc.) können ebenfalls bequem zugeordnet werden. Liegt eine Datei vor, wird sie per drag and drop einfach in den Kontakt verschoben. Liegt das Dokument in Papierform vor, können die Schriftstücke über die QOMET interne Scannerschnittstelle eingelesen und abgespeichert werden
  • eine übersichtliche Dokumentenverwaltung mit Versionshaltung
    Im Journal (oder im Projekt oder an allen anderen Stellen, wo Sie den Schriftverkehr benötigen) sehen Sie lediglich einen Verweis auf ein bestimmtes Dokument. Gesammelt werden alle hinterlegten Dateien in der Dokumentenverwaltung, wo sie mit Änderungsindizes archiviert werden. Sie können sich hier auch ältere Versionen eines Dokuments ansehen und prüfen, wer Änderungen erstellt hat. Wozu also Geld für ein teures Dokumentenmanagement-System ausgeben, wenn QOMET das alles bereits integriert hat?
  • Anbindung Ihrer Telefonanlage
    An jeder Stelle, an der Kommunikationsdaten erfasst sind, ist ein entsprechendes Symbol zu sehen, das mit Funktion gefüllt ist. Mit Druck auf den Web-Button öffnet sich Ihr Browser mit der angewählten Website. Bei einer E-Mail öffnet sich Ihr Mailprogramm gleich mit der richtigen Adresse. Sie können aber auch Ihre Telefonanlage mit QOMET koppeln, so dass über das Telefonsymbol der gewünschte Teilnehmer direkt angewählt wird.
  • Unser kleines Modul „Telephony“ geht aber noch einen Schritt weiter: je besser Sie auch Telefonate dokumentieren, desto mehr Argumente haben Sie auf Ihrer Seite, wenn man nachschlagen will, was denn genau zu einem bestimmten Thema besprochen wurde – gerade wenn das Gespräch schon länger her ist oder beide Seiten eine unterschiedliche Erinnerung daran haben. Sobald Sie telefonieren, erkennt QOMET den Teilnehmer und öffnet ein Fenster, in dem Sie den Inhalt des Gesprächs festhalten. Dieser Kontakteintrag wird im Journal mit Datum, Uhrzeit und Benutzer abgespeichert.