GoBD

„Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.“ Soweit der Eintrag in Wikipedia …

Wer jetzt nach dem Begriff „Buchführung“ das Thema gedanklich ablegt und denkt, es betrifft nur die Fibu, liegt falsch. Das Bundesfinanzministerium schreibt hierzu:

„Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind (vgl. BFH-Urteil vom 24. Juni 2009, BStBl II 2010 S. 452). Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Nicht aufbewahrungspflichtig sind z. B. reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen, sofern diese nicht tatsächlich abgesandt wurden.“

Ihre Vorteile

Das Erstellen einer Verfahrensdokumentation ist Pflicht
lückenloser Nachweis aller Dokumente mit Belegcharakter (von der Kundenanfrage bis zur Rechnung)
So unterstützt Sie QOMET:
Muster einer Verfahrensdokumentation
automatisiertes Abspeichern aller ein- und ausgehenden Dokumente am definierten Zielort
Erstellen von Wasserzeichen in PDFs
Anlegen eines Löschprotokolls mit 10jähriger Vorhaltung
Versionsierung der Dokumente

Das bedeutet, dass alle Dokumente Belegcharakter haben, die am Ende der Kette einen steuerlich verwertbaren Charakter haben. Gehen wir vom klassischen Fall einer Auftragsrechnung aus, beginnt das mit der Anfrage des Kunden per E-Mail oder Fax, und geht weiter über das Angebot, die Auftragsbestätigung, über relevante Dokumente der Kalkulation bis hin zur Rechnungsstellung.

Sie müssen diese Dokumente nicht nur aufheben, sondern vor allem auch dokumentieren, wie Ihre Firma damit umgeht. Hier kommt die Verfahrensdokumentation ins Spiel, die jede Firma für sich selbst erstellen muss. In dieser beschreiben Sie das Verfahren, welche Abläufe in Ihrer Firma gelten, wenn es um Dokumente geht. Das reicht vom Post- und E-Mail-Eingang bis hin zur Ablage (Archiv oder Vernichtung). Dabei ist es egal, ob es um Belege in Papierform oder digitale oder digitalisierte Dokumente geht.

Es gibt bereits Urteile mit dem Ziel der Beweispflichtumkehr: Der Staat setzt offenbar verstärkt darauf, dem Betrieb die Beweispflicht für die Ordnungsmäßigkeit zuzuschieben: der Prüfer muss Ihnen also nicht nachweisen, dass Sie einen Fehler gemacht haben, sondern Sie müssen belegen, dass alles korrekt abgelaufen ist.

Wer jetzt gedanklich schon die nächsten Urlaube streicht, um das alles zu erarbeiten, kann ein wenig aufatmen. QOMET bietet bereits jetzt umfassende Möglichkeiten, sauber nach GoBD zu arbeiten.

»Im Sondermaschinenbau sind wir einerseits im vom Gesetzgeber geregelten und andererseits im ungeregelten Bereich tätig. Etwa 98 % unserer Kundschaft kommt aus der Industrie - gerade dort sind die Anforderungen an die Dokumentation in den vergangenen Jahren enorm gestiegen. Hier bietet uns QOMET den Vorteil, dass das Programm die qualitätsbezogenen Dokumente wie beispielsweise Prüfprotokolle direkt mit den auftragsbezogenen Daten verknüpft. Die implementierte Office-Anwendung lässt zudem viel Gestaltungsspielraum. So können wir je nach Vorgabe auch eigene Dokumentationsformblätter erstellen.«

Markus Bandt, Brunnhuber & Bandt, Oberaudorf

»Metallbau und Sonnenschutz für Privatkunden sind die beiden Gebiete, in denen wir als Familienunternehmen arbeiten. Seit wir QOMET nutzen, spüren wir in allen Punkten der Projektverwaltung eine echte Erleichterung: von der Kundenstammpflege über den Einkauf bis zur Nachkalkulation und der Stundeneingabe. Das Programm ist transparent und komplett nachvollziehbar für jeden, der einen Vorgang bearbeitet. Um mit QOMET vertraut zu werden, waren wir einen vollen Tag zur Schulung in Mannheim, eine bessere Vorbereitung gibt es nicht. Und wenn jetzt ein Problem auftaucht, bekommen wir sofort Hilfe - schnell und kompetent.«

Stefanie Meyer, Novum, Fischbach/L

»Was uns sehr entgegenkommt - dass das Programm so flexibel ist. Es lässt sich individuell und ohne großen Programmieraufwand an die Anforderungen unserer Firma anpassen. Wir können eine Excelliste der gesamten Blechteile in QOMET importieren und dann die jeweils relevanten Teile inklusive Auftragsnummer und Terminen digital in die Produktion exportieren. Das spart uns fast die Hälfte an Arbeitszeit. Wir verwenden das Programm sehr intensiv. Vor allem begeistert mich, dass es – egal, welche Frage ich stelle – fast immer eine praktikable Lösung gibt. Verbesserungsvorschläge werden oft aufgegriffen. So fühlt man sich als Kunde ernstgenommen.«

Stefan Valenta, Valenta Metall GmbH, Fieberbrunn/A

»Als QOMET-Nutzer der ersten Stunde kenne ich mich inzwischen in fast allen Bereichen der Anwendung aus. Wir haben einen sehr großen vordefinierten Materialstamm, den wir kontinuierlich ausbauen. Das Programm bietet gerade jetzt, wo sich die Preise so schnell ändern, einen echten Vorteil, weil es darauf hinweist, wenn Kosten zu niedrig veranschlagt sind. So kann ich die genauen Preise ermitteln und minutengenau kalkulieren. Die Schnelligkeit und Übersichtlichkeit der Kalkulation sind eindeutige Pluspunkte – für mich ist QOMET die Software für das Metallhandwerk.«

Alexander Koller, Metallbau Koller, Neubrunn

»Besonders wertvoll ist für uns das moderne Kontaktmanagement mit seinen vielseitigen Einsatzmöglichkeiten. Dadurch gerät ein Kunde nie in Vergessenheit, und wir haben immer den kompletten Überblick über alle Aktivitäten und Informationen.«

Klaus Imholz, AZI Anlagenbau AG, Altdorf/CH

»Von der Zeiterfassung bis zur zielgruppenorientierten Marketingmaßnahme läuft alles über dieses tolle EDV-Programm. Es bedeutet für uns einen erheblichen Wettbewerbsvorteil, das lässt sich ohne Übertreibung sagen. «

Peter Reisinger, Schmiede Reisinger, Pregarten/A

»Durch den täglichen Einsatz in unserem Haus haben wir mit KOMET/QOMET einen effektiven Partner gefunden.«

Alfred Notz, Notz GmbH, Markt Rettenbach

»Egal, ob bei Anpassungen des Standardprogramms an unsere Wünsche oder bei kurzfristigen Havarien und Fehlern – immer standen uns die Mitarbeiter zuverlässig zur Seite.«

Dipl. Ing. Jörg Wittenberg, Metallbau Wittenberg GmbH & Co. KG

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